La saisie régulière des opérations comptables facilitera grandement la préparation de votre bilan de fin d’exercice.
Nous avons vu dans l’article dernier : Comment bien préparer la clôture de l’exercice comptable de votre entreprise. A présent nous allons détailler les différentes étapes de ce processus.
Comme nous l’avons déjà dit, à chaque fin d’exercice fiscal chaque entreprise devra fournir un bilan comptable. Mais ne pensez surtout pas le faire à la dernière minute. Même si vous êtes une petite structure, voir une micro-entreprise.
Chaque jour apporte sa peine, donc si vous vous y prenez correctement, le jour du bilan ne vous apportera aucun stress.
Une saisie régulière des opérations pour préparer son bilan comptable.
Après avoir choisi votre logiciel de comptabilité, habituez-vous à entrer toutes les opérations pour un compte-rendu actualisé de votre activité.
Vente.
Pour toutes ventes, vous devez produire une nouvelle facture à destination du client. Les informations suivantes devront y figurer :
- Date
- Nom du client ou de la société,
- L’adresse de facturation,
- Le lieu de livraison,
- Un numéro de facture,
- Le numéro intracommunautaire,
- Le détail des articles vendus,
- Le type de règlement, numéraire, virement, chèque ou autre.
Si vous souhaitez terminer vos livres pour la fin de l’année, essayez de collecter l’argent que les clients doivent à votre entreprise. Cela signifie faire un peu de travail et essayer de recouvrer les factures en souffrance avant la nouvelle année. Certains clients peuvent simplement avoir besoin d’un petit coup de pouce avec un simple rappel de facture.
-
- Configurez les conditions de paiement des factures (par exemple, les dates d’échéance).
- Documentez le processus de paiement.
- Contactez les clients avec des factures en souffrance.
- Établissez un plan de paiement avec les clients.
Lorsque vous contactez des clients au sujet de factures en souffrance, soyez professionnel. Ayez une attitude compréhensive, patiente et positive lorsque vous les relancez. En cas extrême, faites appel à une agence de recouvrement.
Achats.
Chaque facture reçue d’un fournisseur devra être enregistrée pour justifier vos versements. Devront y figurer :
- Date d’émission
- Nom du fournisseur,
- Son adresse,
- Le lieu de livraison, si vous avez des succursales
- Son numéro de facture,
- Détail des articles livrés,
- Le type et la nature du règlement, comptant, échéances (dans ce cas reportez les dates de paiements dans un calendrier)
Journal de vos déclarations de TVA.
- Les déclarations varient selon le statut de l’entreprise. En général, elle se fait chaque trimestre ou pour les petites structures en fin d’année.
- Le reversement de la TVA s’effectue à l’aide de déclarations dont la forme et le rythme de dépôt dépendent de votre régime d’imposition.
Comptabilisation des stocks.
Vous devez obtenir un décompte précis des matériaux et des fournitures dont vous disposez si votre entreprise a des stocks. Sinon, vous pourriez vous retrouver avec des étagères vides ou une diminution des stocks (par exemple, des produits périmés).
Si votre entreprise a des stocks, effectuez une vérification des stocks avant la fin de l’année. Faites correspondre vos totaux d’inventaire à votre bilan. Si vous constatez des écarts entre votre décompte et votre bilan, procédez à des ajustements.
La comptabilisation des stocks à la fin de l’année peut également vous aider à savoir combien vous avez dépensé en stocks au cours de l’année et sa valeur. Et cela peut vous aider à mieux planifier l’inventaire de l’année prochaine, en particulier pour les saisons les plus chargées.
Organisation des reçus d’entreprise. (frais, petite caisse)
Des reçus désorganisés peuvent mettre votre petite entreprise en danger de livres bâclés et inexacts. La saisie quotidienne et automatique vous dispensera de nombreux désagréments. Sans oublier que les dossiers en désordre peuvent augmenter vos chances de faire des erreurs dans votre déclaration de revenus et causer plus de problèmes à l’avenir.
Pour organiser vos reçus d’entreprise avant la fin de l’année, vous pouvez :
-
-
- Trier les reçus par type de dépense,
- Utiliser des dossiers et des étiquettes,
- Organiser les reçus par ordre chronologique,
- Stocker les reçus numériquement sur votre ordinateur ou appareil.
-
Pour conserver vos reçus en bon état toute l’année, assurez-vous de vous organiser dès le départ. Dès que vous obtenez un reçu, organisez-le à l’aide de votre système de classement ou de stockage. De cette façon, vous n’avez pas à vous soucier d’égarer le reçu ou d’oublier de le justifier.
Si vous utilisez un logiciel de comptabilité , vous pourrez peut-être même joindre des reçus et des documents aux transactions pour mieux les suivre.
Préparez les documents nécessaires pour votre comptable.
Si vous utilisez un comptable sous une forme ou une autre pour votre entreprise (par exemple, un logiciel de comptabilité en collaboration avec un fiscaliste), vous devez préparer les documents pour votre comptable avant la fin de l’année.
Bien que cela dépende de ce que votre comptable gère pour vous, voici quelques informations que vous devrez peut-être recueillir :
- États financiers
- Relevés bancaires et de carte de crédit
- Petite caisse dossiers
- Factures et reçus
- Registres des ventes
- Registres de paie
- Informations sur le prêt
Si vous utilisez un logiciel, vous devriez pouvoir récupérer facilement les documents nécessaires pour votre comptable.
Vérifiez auprès de votre comptable pour savoir quelles informations il a besoin de vous pour fermer vos livres à la fin de l’année. Ainsi vous serez paré pour votre bilan pour l’année à venir et la saison des impôts.
