Le passage à la facturation numérique apporte un grand changement dans le mode de fonctionnement d’une entreprise, notamment au niveau des services qui s’occupent des transactions. Cette transformation a été ordonnée le 15 septembre dernier par le Conseil des ministres. Cette Ordonnance n° 2021-1190, portée par le gouvernement français, illustre la mise en œuvre de la politique de la révolution numérique des facturations. C’est pourquoi toutes les entreprises françaises doivent adopter la facture électronique d’ici 2024. Gros plan sur la facturation électronique !
Généralisation de la facturation électronique
Depuis le 1 er janvier 2020, toutes entreprises, (de toutes tailles), devront envoyer leur facture au format électronique à destination du secteur public. En même temps, les entités publiques de l’Union européenne ont l’obligation d’accepter les facturations par voie électronique lorsqu’elles leur sont adressées.
Cette même année, la loi de finances a introduit l’obligation de facturation électronique dans les échanges entre entreprises assujetties à la TVA, établies en France. En outre, l’ordonnance du 15 septembre 2021, définit le cadre juridique nécessaire à la généralisation de la facturation électronique pour les acteurs BtoB, avec un déploiement prévu entre 2024 et 2026.
Qu’est-ce qu’une facture électronique ?
Il s’agit d’une méthode spécifique permettant de concevoir des factures numériques et de les envoyer par courrier électronique. La facture électronique est alors préparée, livrée et reçue sous forme électronique.
En général, il existe trois types de factures électroniques :
- Le format structuré. Ce type de facture, constitué de données structurées, répondra aux exigences de l’EDI ou échange de données informatisées.
- En format non structuré. La présentation de ces factures est similaire à celle des factures papier au format PDF, au format image (JPEG) ou HTML.
- En format hybride. Ce type de format est le plus récent. Il s’agit de la combinaison des factures électroniques en « Format structuré » et en « Format non structuré ». Elles se composent d’un fichier PDF accompagné d’un fichier comportant des données indispensables sous forme structurée.
Pourquoi généraliser la facturation électronique entre entreprises ?
La généralisation de la facturation électronique repose sur quatre objectifs :
-
- Simplifier la vie de l’entreprise et renforcer la compétitivité. Cela passe par l’action de réduire la charge administrative, la réduction des délais de paiement ainsi que le temps consacré à la gestion des formalités liées à son activité par la dématérialisation et l’automatisation.
- Simplifier les obligations déclaratives en matière de TVA. Ceci grâce à un pré-remplissage des déclarations. Elle permettra la création d’une nouvelle offre de services par l’administration, en particulier au profit des petites entreprises.
- Améliorer et renforcer la traque de la fraude, au profit des opérateurs économiques de bonne foi.
- Améliorer la connaissance en temps réel de l’activité de l’entreprise. L’objectif est d’optimiser la gestion de ses actions de politique économique et fiscale.
Voir aussi: Un logiciel de facturation en ligne pour fidéliser ses clients.
Au-delà de ses objectifs, la généralisation de la facturation électronique permet à une entreprise de:
-
-
- Réduire les coûts d’édition, de traitement et de stockage des factures.
- Gagner du temps pour les équipes comptables.
- Simplifier les obligations déclaratives en matière de TVA.
- Diminuer la charge administrative.
- Améliorer la fiabilité des factures et leur suivi.
- Augmenter le recouvrement des factures.
- Limiter les délais de paiement.
- Maitriser les risques de fraude.
-
Le déploiement progressif de la facture électronique entre 2024 et 2026
Afin de s’assurer que la généralisation de la facturation électronique fonctionne parfaitement, son déploiement se fera progressivement entre 2024 et 2026. Toutefois, ce déploiement sera organisé en fonction de la taille des entreprises afin que chacune d’entre elles puisse s’approprier ces nouvelles obligations dans les meilleures conditions.
Les obligations de facturation électronique seront donc imposées de la manière suivante :
- À partir du 1er juillet 2024 pour les grandes entreprises
- À partir du 1er janvier 2025 pour les entreprises de taille intermédiaire (ETI)
- Enfin, à partir du 1er janvier 2026 pour les PME et TPE
La procédure de dématérialisation de facturation électronique à suivre.
Est-ce que votre entreprise est concernée par la dématérialisation des factures ? Si oui, dans ce cas, vous devez commencer à émettre des factures électroniques. En effet, cette dernière va transmettre directement vos transactions auprès de l’administration fiscale. Celle-ci effectue un contrôle des factures et des pré-déclarations de la TVA.
Toutefois, le ministère de l’Économie a prononcé que seules les plateformes de dématérialisation partenaires enregistrées pourraient transmettre les factures à leurs destinataires. De même, le portail public de facturation est légal pour transmettre les données des factures ou des transactions à l’administration fiscale.
Les deux solutions possibles :
- Vous pouvez choisir librement la plateforme de dématérialisation pour émettre vos factures électroniques. Toutefois, notez que la plateforme que vous choisissez doit être un partenaire de l’administration.
- Vous pouvez également adopter la plateforme développée par l’administration appelée « Chorus Pro ».
En fait, une plateforme de dématérialisation de factures a deux grands rôles :
- Elle se charge de transmettre les factures sous format dématérialisé du fournisseur vers le client.
- Peut extraire certaines données de ces factures pour les transmettre à l’administration fiscale.
En outre, si votre entreprise est soumise à la TVA, vous devez remettre aux autorités fiscales ce que l’on appelle la « déclaration électronique » ou « e-reporting ». Il s’agit de la transmission de toutes les informations supplémentaires qui ne font pas partie du processus de facturation auprès de l’administration. Ces informations peuvent être par exemple les opérations avec une personne non assujettie, le montant de l’opération, le montant de la TVA facturée, etc.
L’e-reporting est donc les opérations de vente et de prestation de services avec des particuliers. Il permet de reconstituer l’activité économique de votre entreprise en temps réel. Il permettra de proposer aux entreprises un pré-remplissage de leurs déclarations de TVA. C’est donc un élément complémentaire et connexe à la facturation électronique.
Autres conseils pour passer à la facture électronique.
Faire un audit interne.
Un audit interne est nécessaire pour définir le besoin de dématérialisation des factures. Il s’agit notamment de déterminer le nombre de factures à traiter par mois et par an. Il faut également distinguer les factures nationales des factures internationales. Par ailleurs, le nombre de clients et de fournisseurs concernés doit aussi être interprété. En bref, l’audit interne consiste à faire une évaluation complète de la situation actuelle de la gestion des factures au sein de votre entreprise.
Collaborer avec tous les acteurs concernés.
Dans votre organisation interne, vous devez identifier les personnes concernées par la dématérialisation comme logistique, recouvrement, administration des ventes, et même la comptabilité et les responsables informatiques. L’objectif étant de réduire le DSO et de se concentrer sur la transformation en facture électronique.
Recourir à un prestataire extérieur.
Il est utile de faire appel à un prestataire externe, mais cela varie en fonction des ressources de votre entreprise. Certains prestataires proposent des produits qui s’intègrent à votre système d’information existant. En effet, ils assurent la conformité fiscale des factures électroniques grâce aux logiciels qu’ils utilisent.
Afin de vous aider dans votre recherche de prestataire de dématérialisation des factures, voici quelques conseils :
- Recherchez des prestataires qui connaissent bien votre secteur d’activité.
- Misez sur les formules « Software as a service ». Cela permet de disposer d’une solution en ligne sans payer une licence coûteuse, et de stocker les données dans le cloud.
- Choisissez un prestataire de services capable de s’intégrer à votre système informatique actuel.
- Recherchez des entreprises certifiées « SAS 70 ». Ce dernier garantira la sécurité de vos données.
