Le Contract management se réfère non pas à une nouvelle méthode de travail mais à un outil de management de premier plan. Il est aussi appelé ; gestion de contrat ou gestion du cycle de vie du contrat. Loin de s’en tenir à un logiciel auxiliaire, il permet de remodeler la manière dont vous gérerez votre entreprise ou, en l’occurrence, vos contrats. Ceux-ci n’ayant vocation qu’à faciliter modestement la vie de l’entrepreneur.
Tout y a été prévu pour optimiser votre méthode de travail avec un client ou un prestataire. Il ne tient alors qu’à vous d’en faire un usage approprié pour vous assurer de l’essor de vos affaires.
Car dans une entreprise, si l’activité exercée est le cœur de vos affaires, la gestion en est le corps.
La gestion de contrat, alors, vous permet de refaçonner ce corps pour mieux dynamiser votre entreprise.
La définition du Contract management.
Le Contract management, dans son principe premier, est le processus de gestion d’un contrat entre deux parties. Cette gestion advient depuis la création du contrat enregistré sur le logiciel jusqu’à son exécution par la partie choisie ou jusqu’à la résiliation éventuelle du contrat.
Vous pourrez ainsi y souscrire en tant que client ou bien en tant que prestataire, selon les circonstances.
Les activités prises en compte par le contrat impliquent une analyse des performances des deux parties concernées. Ces performances sont alors analysées à l’aune des conditions relatives au contrat et des capacités des deux parties. Cela, afin de maximiser les performances opérationnelles et financières du contrat.
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La gestion du cycle du contrat permet en effet d’identifier et d’atténuer les risques financiers et de réputation liés au non-respect des conditions du contrat. En somme, l’utilisation d’un outil de Contract management permet d’assurer la juste exécution du contrat en prenant toutes les précautions qui s’imposent. Cet outil, alors, agit comme la meilleure garantie de succès de tout contrat éventuel.
Comment fonctionne le Contract management ?
En premier lieu, la gestion de contrat garantit que les produits seront livrés au fur et à mesure de ce qui sera attendu durant la commande. Les parties au contrat restent ainsi systématiquement au courant de l’avancée et de l’évolution du contrat qui les lie. De plus, ils n’ont pas besoin de savoir où ils en sont.
Un outil de Contract management contribue largement à renforcer le contact entre le fournisseur et le client. Et ce, afin de permettre une meilleure communication tout au long du processus de gestion des contrats. Ceux-ci, avec une meilleure vision de l’exécution du contrat, pourront ainsi déterminer ensemble les modalités de l’évolution de ce dernier le plus simplement du monde.
Afin d’améliorer l’efficacité et de générer une augmentation des bénéfices, l’outil de Contract management optimise les performances des entreprises liées par un même contrat.
Les avantages du Contract management.
Le logiciel de gestion des contrats numérise et stocke tous les contrats dans un référentiel central. Ainsi, il permet aux parties prenantes de rechercher et d’examiner les contrats au moment opportun. Par exemple, les services juridiques et les services de conformité.
De cette manière, le logiciel vous dispense de la nécessité de stocker et de trier manuellement des piles de papier. Le logiciel de gestion des contrats gère également l’accès aux personnes autorisées dans une organisation donnée. Celles-ci auront l’autorisation d’accéder à un contrat particulier. Ce qui améliore la sécurité inhérente à la gestion de ce dernier.
Alertes aux contacts clés.
Le logiciel fournit également des alertes aux personnes concernées lorsque les dates d’expiration des contrats approchent. Ce mécanisme permet aux entreprises de décider de renégocier ou non leur accord. De sorte d’éviter le blocage des contrats reconduits automatiquement à des conditions de plus en plus défavorables.
Enfin, un logiciel de gestion des contrats peut suivre les dépenses actuelles par rapport à ce qui est attendu d’un fournisseur.
Les activités d’approvisionnement, quantifiées de manière permanente.
Grâce à son processus d’évaluation continue, il y aura une quantification permanente des activités d’approvisionnement. De ce fait, le programme s’assure du paiement des contrats suivis en temps réel et de tous les processus d’achat. Le prestataire comme le client aura un aperçu perpétuel de ce qui est attendu d’eux à une date donnée.
Dans le cadre d’une relation d’approvisionnement à long terme entre deux entreprises, les changements dans les activités, les exigences ou les produits se voient notés et traités efficacement. C’est précisément à cette fin que le logiciel de Contract management gérera cette relation.
De plus, lors du renouvellement, le logiciel prendra des mesures proactives pour comprendre si il doit subir un changement. Par exemple, la renégociation ou la résiliation de celui-ci. En fonction des besoins commerciaux futurs, de l’attractivité commerciale et des performances antérieures du fournisseur, s’effectueront des calculs.
Ce que le logiciel vous apportera en tant qu’entrepreneur.
Avec un logiciel de Contract management, vous pourrez ainsi faciliter la création de contrats. Notamment, à l’aide d’un ensemble de termes, de conditions et d’un langage juridique applicable à un grand sous-ensemble de contrats. Et ce, sans être érudit en droit des affaires ou en droit commercial.
En définissant vos objectifs de gestion des contrats, vous rendrez vos objectifs transparents à l’ensemble des entreprises concernées.
Vous pourrez par ailleurs suivre le temps d’approbation du contrat. Cela permet à une organisation de recevoir plus tôt les biens et services contractuels et garantir une évolution plus rapide vers une relation positive entre les parties.
De plus, une réactivité plus rapide signifie que l’entreprise a plus de facilité à saisir les opportunités ultérieures.
Conclusion.
En définissant des rappels automatisés pour alerter la révision de document, le Contract management élimine ainsi le risque de manquer certaines adresses dans les e-mails de groupe.
Grâce à un pareil outil de gestion, vous réalisez des examens de conformité réguliers afin de vous assurer la viabilité du contrat. Négliger cette responsabilité ne protégerait alors pas l’entreprise contre le risque de réglementations légales, industrielles et externes. En ce sens, un outil de gestion du cycle du contrat agit aussi comme une protection de premier plan pour mieux assurer les termes de vos contrats.
