Si vous projetez de créer une entreprise vous devriez songer à mettre en place des outils pour votre comptabilité. L’utilisation d’un logiciel de comptabilité peut faire gagner du temps à votre entreprise et éviter les erreurs.
Quand et pourquoi utiliser un logiciel de comptabilité.
Le top serait de pouvoir se payer un comptable. Mais en attendant de faire rentrer des sous, c’est vous qui aurez la tâche de remplir cette fonction. Plutôt que de saisir manuellement les données et les transactions, vous pouvez utiliser la fonction de flux bancaire pour connecter le logiciel à vos comptes bancaires et de carte de crédit professionnels. Avec cela en place, vous avez une mise à jour quotidienne de vos transactions. La plupart des applications comptables ont un tableau de bord qui vous donne un aperçu en temps réel de vos indicateurs les plus importants.
Ne vous alarmez pas, ce n‘est pas si compliqué.
De nos jours, l’automatisme et l’informatique nous facilitent grandement les tâches quotidiennes. L’ancienne méthode d’utilisation des registres manuels pour documenter l’activité comptable de l’entreprise se présentait lourde et lente.
De plus, la plupart des logiciels de comptabilité vous permettent d’automatiser la facturation. Vous pouvez créer des factures récurrentes, envoyer des rappels de suivi et accepter des paiements numériques directement à partir des factures. Vous pouvez également suivre vos factures impayées et offrir des remises pour les paiements anticipés.
Si vous maîtrisez quelques connaissances en comptabilité, il existe des logiciels qui s’adaptent à vos besoins. Toutefois, si la comptabilité et vous ne faites pas bon ménage, il faudra choisir des logiciels adaptés.
Pourquoi un logiciel de comptabilité ?
Le logiciel de comptabilité représente l’outil idéal pour enregistrer le flux d’argent de votre entreprise et examiner votre situation financière. Avec lui, vous pouvez enregistrer les transactions, générer des rapports, gérer les contacts clients et fournisseurs, créer des commandes d’achat, suivre les niveaux de stock, facturer les clients et surveiller les soldes des comptes.
Le logiciel va vous permettre d’entrer des opérations, comme dans un registre manuel.
En l’occurrence :
- La gestion des paiements, fournisseurs, frais, etc.
- Livre des payes.
- L’enregistrement des factures et l’automatisation des tâches.
- Le suivi de votre trésorerie,
- Connections à vos comptes bancaires.
- Rapports, analyses, bilans.
- Le compte des résultats…
Sécurité partagée avec un logiciel de comptabilité.
De toute évidence, le logiciel de comptabilité ajoute une couche de sécurité aux données comptables de votre entreprise. Vous pouvez affecter des utilisateurs avec leurs propres mots de passe dans des domaines spécifiques de la comptabilité.
Par exemple, si vous avez une personne qui gère les factures, une autre qui traite les dépenses et encore une autre qui gère la paie, chaque employé aura un code spécifique pour accéder à la zone qui lui est assignée. Un logiciel de comptabilité sécurise vos données financières de ceux qui ne devraient pas y accéder.
Rapports
La fonction de rapport du logiciel de comptabilité donne une vue d’ensemble de votre entreprise. D’un seul coup d’œil vous pouvez mettre en place des actions à entreprendre et choisir une période déterminée.
Tout au long du pilotage de votre entreprise, votre logiciel de comptabilité collecte de nombreuses données. Et ceci, grâce à des intégrations avec votre point de vente, votre CRM et d’autres applications commerciales. La plupart des logiciels de comptabilité offrent une fonction report, vous permettant d’analyser facilement les données et de suivre les performances.
Les fonctions de rapport sont souvent personnalisables dans les logiciels de comptabilité. En outre, elles peuvent résumer des données ou être détaillées, selon vos besoins. Les rapports sur les données d’entreprise deviennent essentiels lorsque vous devez prendre des décisions importantes. Les rapports comptables vous permettent de savoir combien vous pourriez devoir payer en impôts ou ce que vous devez à d’autres entreprises.
Analyses – Audits
Par ailleurs, un logiciel de comptabilité vous aide également à analyser la position de votre entreprise en temps reel. En examinant les informations glanées dans votre logiciel de comptabilité, vous pouvez analyser la rentabilité d’un produit, planifier sa croissance, préparer des budgets annuels, comprendre les coûts de gestion de votre entreprise et apporter des ajustements à votre plan d’affaires si nécessaire.
Pour conclure cet épisode, avant de choisir un logiciel de comptabilité, réfléchissez à vos besoins. Ensuite, concentrez votre recherche sur les trois ou quatre postes incontournables. Cela vous aidera à affiner la recherche et à gagner du temps.
