De nos jours, automatiser la comptabilité et les finances de son entreprise convient à tous. Comme pour tout dans le monde des affaires, les rôles et les responsabilités des équipes financières changent constamment. C’est une bonne chose – sans la volonté constante de s’améliorer, vous seriez toujours en train de débourser des bouliers et du papyrus juste pour garder vos comptes en bon état.
La riche gamme de technologies d’automatisation financière a accéléré de nombreux processus comptables.
Les transactions précédentes sur plusieurs jours deviennent désormais instantanées. En outre, les données financières en temps réel peuvent éclairer les décisions commerciales. Cela se traduit par une vaste gamme d’avantages pour les entreprises, notamment une augmentation de l’efficacité et de la précision.
Passer de processus manuels à des processus automatisés peut aider votre service financier dans l’exécution de ses fonctions principales. Il s’agit plutôt de simplifier les choses grâce à des processus complexes standardisés.
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Mettez tous ces avantages ensemble et vous libérerez le potentiel de votre équipe financière pour faire de son mieux.
Opportunités pour automatiser la comptabilité de son entreprise.
Examinons quelques uns de ces processus les plus fastidieux et les plus longs que vous pouvez améliorer grâce à l’automatisation. Par exemple, la comptabilité de base préférée de tous.
1. Automatiser la comptabilité de base.
Traditionnellement, les tâches de comptabilité s’effectuaient manuellement. Ce qui signifiait une écriture créée pour chaque élément de revenus ou de dépenses de l’entreprise. Mais aussi, que les comptes étaient comptabilisés à intervalles réguliers. Inutile de dire que ce processus prenait du temps.
La technologie moderne a révolutionné la comptabilité en deux grandes étapes.
Premièrement – l’avènement des tableurs comme Excel a révolutionné la vitesse et la commodité avec lesquelles ces tâches devenaient faciles. Cela conduit à des améliorations incroyables de la précision et de la réactivité de la comptabilité. Notamment, en fournissant aux entreprises des informations comptables ponctuelles.
Deuxièmement – et sans doute plus important – la disponibilité d’un logiciel de comptabilité dédié a encore simplifié les processus de comptabilité. Rendre la comptabilité plus accessible et facile à comprendre a rendu la vie d’innombrables entreprises plus facile et a aidé les propriétaires d’entreprise à prendre le contrôle de leurs comptes.
Imaginez simplement ne pas avoir à parcourir des feuilles de calcul, à compiler des rapports ou à revérifier manuellement toutes vos transactions. Transformez ce temps !
Les logiciels de comptabilité modernes tels que :
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- FreshBooks,
- Wave,
- Deltek,
- Sage Accounting Software,
- QuickBooks,
- Zoho Books,
- Dynamics,
- Intacct.
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Non seulement cela fait gagner du temps, mais ils améliorent également l’exactitude et la cohérence de l’information comptable.
2. Facturation et comptes débiteurs.
La facturation et les comptes clients demeurent la pierre angulaire de toute entreprise. Si vous vous trompez, vous n’aurez pas accès à cette source de revenus dont vous avez tant besoin. Bientôt, toute la machine s’arrête.
Malheureusement, bon nombre des processus traditionnels d’émission et de suivi des factures peuvent prendre beaucoup de temps, sans parler des erreurs de l’utilisateur. Une facturation précise peut également impliquer un certain nombre d’équipes différentes travaillant ensemble (par exemple, les ventes, le service client et les finances), ce qui augmente le risque d’erreurs et de retards.
Comme pour la comptabilité de base, la gamme de logiciels de comptabilité dédiés comprend un certain nombre de moyens pratiques pour automatiser la facturation et les comptes débiteurs. Cela inclut les éléments suivant:
- Génération et l’envoi de factures,
- Rapprochement des écritures
- Enregistrements de vente,
- Dispatching des livraison,
- Mise a jour des stocks,
- Fourniture d’invites pour les rappels à envoyer aux clients.
3. Automatiser la comptabilité de ses comptes à payer.
D’un autre côté des comptes clients, s’assurer du paiement des factures reste également l’une des tâches les plus importantes. Malheureusement, cela peut être l’un des plus chronophages.
Pour de nombreuses petites entreprises, le traitement des factures implique la vérification des informations, l’envoi de la facture à la personne ou à l’équipe appropriée pour approbation. Le traitement du paiement et enfin, l’enregistrement de la transaction.
Cela peut impliquer jusqu’à une demi-douzaine d’étapes discrètes, augmentant les risques de retards et de goulots d’étranglement.
Les solutions d’ automatisation des comptes fournisseurs contribuent à la standardisation. De plus, ils numérisent les factures et capturent les informations en toute sécurité. Ils inciteront également les responsables à progresser dans les délais.
De plus, cela gardera vos relations avec les fournisseurs bien rodées.
4. Conformité fiscale et déclaration.
Dans le passé, les entreprises avaient besoin de l’aide d’un professionnel expérimenté (et coûteux) pour même commencer à calculer leurs obligations fiscales. Ce processus rendait la tache laborieuse et dense.
Plus que pour tout autre élément de cette liste, les logiciels de comptabilité ont fait des merveilles pour les équipes financières qui tentent d’automatiser leurs exigences fiscales. Cela permet de gagner du temps et aide les entreprises à être en bon état pour l’audit.
5. Salaires du personnel.
Quiconque a déjà manqué un chèque de paie vous le dira. Vos employés auront beaucoup moins envie de travailler dur si leur salaire n’apparaît pas dans leurs comptes au moment prévu.
À ces enjeux élevés s’ajoute le fait que la paie peut être horriblement complexe à gérer manuellement.
Non seulement vous devez tenir compte de différents niveaux de salaire : il y a aussi les droits aux vacances, la pension de retraite et les avantages sociaux à prendre en compte.
L’automatisation de ces processus via un logiciel de comptabilité intégré peut épargner à votre équipe un énorme casse-tête, sans parler d’empêcher vos employés d’envisager une mutinerie.
6. Gestion des dépenses
Traditionnellement, la gestion et le suivi des dépenses de l’entreprise ont été l’un des processus financiers les plus longs et les plus frustrants , sans parler de l’un des plus coûteux .
Malheureusement, la gestion des dépenses implique souvent un nombre compliqué d’étapes. Des employés qui conservent les reçus et remplissent les notes de frais. Des gestionnaires qui les examinent et les approuvent. Outre la mauvaise équipe financière qui réconcilie tout et traite les remboursements.
Automatisez, puis intégrez
Une fois que vous aurez automatisé de nombreux processus financiers, vous aurez besoin d’un moyen de vous assurer que votre logiciel communique et partage les informations. Il ne sert à rien d’avoir un tas de processus astucieux s’ils ne se parlent pas tous.
La plupart des solutions de comptabilité de pointe offrent un degré élevé d’intégration entre les outils, ce qui signifie que les différentes parties de votre entreprise peuvent partager des informations rapidement et facilement.
